Помощ → Ръководства → Екскурзия

Екскурзия на класа: пари, участници и отчитане

Таня Калчева · публикувано на 8 септември 2026 · обновено на 21 септември 2026

Екскурзията обикновено е най-скъпото перо в касата и има най-много подвижни части: не всички деца пътуват, цената се уточнява късно, някой се отказва в последния момент, а на място изникват разходи, които никой не е планирал. Това ръководство минава по хронологията — от първия разговор до отчета след връщането — и е написано така, че да върши работа и ако водиш касата в тетрадка.

Какво се договаря, преди да се говори за пари

Преди каквато и да е сума трябва да са ясни четири неща: къде, кога, за колко дни и кой организира. Училищната екскурзия обикновено минава през туроператор и изисква съгласие на родителите и заповед на директора — това е работа на класния ръководител, не на касиера. Ролята на касиера започва след като програмата е фиксирана.

Договорете и две неща, които после спестяват спорове: минимален брой участници, под който екскурзията не се провежда, и дата, до която участието се потвърждава. Без тях цената на дете е подвижна до последния ден, а подвижна цена значи неспокойни родители.

Сметката: фиксирани разходи и разходи на дете

Раздели перата на две групи. Фиксирани са тези, които не зависят от броя деца: автобус, водач, такси за паркинг. На дете са входните такси, храната, застраховката, нощувката. Фиксираните се делят на броя участници, на дете се добавят както са.

Пример за еднодневна екскурзия с 24 деца: автобус 480 € и водач 60 € са фиксирани, тоест 540 ÷ 24 = 22,50 € на дете. Входни такси 6 €, обяд 8 €, застраховка 1,50 € — още 15,50 €. Общо 38 € на дете.

Сега направи същата сметка с 20 деца: 540 ÷ 20 = 27 €, плюс 15,50 € — вече 42,50 €. Четири деца по-малко вдигат цената с 4,50 € на всеки. Точно затова обявяваш цената заедно с броя, на който е сметната: „38 € при 24 участници; ако станем по-малко от 20, цената се преизчислява.“ Родителите приемат спокойно число, което разбират как се е получило.

Резервът от 5–10% не е презастраховане

Закръгли нагоре с 5–10%. При 38 € това е 40–42 € — сума, която покрива поскъпнал обяд, допълнителен входен билет или бакшиш на шофьора. По-добре е накрая да върнеш по 2 € на всеки, отколкото да събираш по 2 € втори път: второто събиране отнема седмица и изхабява добронамереност.

Резервът се обявява като резерв, не се крие в цената. Едно изречение стига: „В сумата има около 8% резерв; ако не се похарчи, връщаме го или остава в касата — решаваме заедно.“

Обяви разхода, преди да знаеш точната цена

Честа грешка е мълчанието до момента, в който всичко е уточнено. Родителите планират семейния бюджет по-рано от касиера. Обяви екскурзията веднага щом има дата и груба сметка, дори числото да е ориентировъчно.

В Kasata това е разход със статус „Предстоящ“ — обявен предварително, като сумата може да е ориентировъчна или още неизвестна. Предстоящите разходи влизат в сметката за очаквана вноска: предстоящите разходи на детето минус баланса му. Родителят вижда колко още трябва да внесе, без да пита, а при нова вноска сумата се попълва сама.

Само участниците плащат

Най-важното правило в цялото ръководство: разходът за екскурзията се дели само между децата, които пътуват. Ако разделиш поравно между целия клас, защото „така е по-лесно“, родителите на непътуващите ще възразят — и ще бъдат прави. Това е и въпросът, който се задава след факта: „Защо детето ми плаща за екскурзия, на която не беше?“

Води списък с потвърдените участници и дели сумата само между тях. В Kasata участниците се избират изрично при всеки разход — по подразбиране са всички деца поравно, но касиерът може да отбележи само част от тях. „Обща сума“ се разпределя поравно между избраните, а „На дете“ е сумата за един участник; „Индивидуални корекции“ дава различна сума за отделни деца — например когато едно дете не идва на обяда или пътува само за деня.

Депозит и краен срок

За по-скъпа екскурзия събери депозит — 30–50% от сумата — до ясна дата. Депозитът върши две неща: потвърждава участието по-надеждно от обещание в чата и дава пари за авансовото плащане към автобуса и хотела. Остатъкът се събира седмица преди тръгване, когато цената вече е окончателна.

Заедно с депозита обяви и правилото при отказ. Формулировката е проста и трябва да е написана, не подразбирана: депозитът се връща, ако мястото може да се запълни или ако още нищо не е платено към доставчик; не се връща в частта, която организаторът вече е удържал. Родителите приемат такова правило предварително много по-лесно, отколкото след като се е случило.

Как се събират парите

Приемай всички начини — в брой, по банка, по Revolut — но записвай всичко на едно място в деня на получаване. Публикувай данните за плащане веднъж и ги дръж на видимо място, за да не ги търси никой в стар чат. В Kasata ги въвеждаш веднъж в „Каса“ → „Инструкции“; родителите ги виждат при себе си в „Клас“ → „Инструкции“, а при нова вноска — зад бутона „i“ до сумата.

Най-спокойният режим е родителят сам да заяви вноската си, а ти само да потвърдиш, когато видиш парите. Заявката стои като „Чака одобрение“ и не влиза в баланса, докато не я потвърдиш — така никой не е записан за пари, които не са пристигнали, и не преписваш съобщения от групата. Ако предпочиташ да записваш сам, направи го в момента на получаване, не вечерта „наум“.

Когато дете се откаже

Случва се — болест, семейни причини, промяна в плановете. Действай по този ред:

Махни детето от участниците в разхода. Ако вече е платило, парите му остават като негов баланс — не се преразпределят върху останалите; оттам или се връщат, или покриват следващ разход.
Провери какво е невъзвръщаемо. Обади се на организатора същия ден: често мястото се заема от друго дете и загуба няма.
Върни каквото подлежи на връщане. В Kasata това е „Връщане“ — движение от касата към родителя, което прави касиерът и което остава в историята на касата.
Обясни лично, не в групата, какво точно се възстановява и защо.

Никога не преразпределяй мълчаливо неговия дял върху останалите. Ако отказът вдига цената на всички — например автобусът остава същият при по-малко деца — кажи го директно и покажи новата сметка. Скритото преразпределяне се забелязва и струва повече доверие, отколкото самите пари.

Дребните разходи по пътя

Сувенири, сладолед, тоалетна на бензиностанцията, допълнителен билет за изложба. Две работещи практики: или всяко дете носи собствени джобни и класната каса не се меси, или се събира малка обща сума (3–5 € на дете), от която се плаща на място и която се отчита като отделен разход. Смесеният вариант — „ще платя аз, после ще се разберем“ — е най-лошият: точно тези 30–40 € накрая не се връзват.

Документите

Фактура или договор от туроператора, билети, касови бележки за храна и входни такси. Снимай ги в деня на плащането, докато знаеш какво е това. След екскурзията никой не пита за тях — до момента, в който някой попита. Тогава ги имаш.

В Kasata снимка или PDF се прикачва към разхода при създаване или редакция, а родителите ги виждат в детайла му. Прикачването на документи е част от Premium; ако водиш касата в тетрадка, направи си една папка в телефона с име „Екскурзия 2026“ и слагай всичко там.

Списък за проверка преди тръгване

Окончателен списък с участниците — сверен с класния ръководител, не с чата.
Всички пари са събрани и записани; няма „ще донесе утре“ без име до него.
Платените аванси са отразени като разходи, с дата и сума.
Документите от организатора са снимани и прикачени.
Обявено е какво покрива сумата и какво не (джобни, сувенири, обяд извън програмата).
Телефоните на придружителите са в родителската група.
Ясно е кой носи общите пари на място и колко са.
Известно е правилото за отказ в последния момент.

След екскурзията

Маркирай разхода като платен с окончателната сума. В Kasata „Платен“ значи, че сумата е окончателна и се отразява в касата; ако коригираш сума или участници по-късно, засегнатите родители получават известие — затова коригирай веднъж, след като имаш всички бележки.
Добави дребните разходи от пътя като отделен запис, дори да са 20 €. Незаписаните дребни суми са най-лесният начин наличността да не излезе в края на годината — 20 €, които ги няма никъде, се търсят с часове.
Свери: събрано минус похарчено = остатък. Числото трябва да съвпада с парите, които реално държиш.
Публикувай кратко обобщение в групата още същата седмица, докато екскурзията е прясна.

Какво се прави с остатъка

Два валидни варианта: връщане по дете или прехвърляне в касата за следващо събитие. И двата са коректни — некоректно е решението да не бъде обявено. При малък остатък — няколко евро на дете — прехвърлянето в касата обикновено е по-малко работа от отделно връщане на всяко дете, но решението е на групата, не твое. Попитай в групата, дай срок за възражения и действай.

Ако остатъкът остава в касата, той не изчезва — намалява следващата вноска на същите деца. Кажи и това изрично, защото „остана в касата“ звучи като „изхарчи се“ на човек, който не следи числата.

Шаблон за обобщението

„Екскурзията до ___ струва общо ___ € за ___ деца, тоест по ___ € на дете. Събрани бяха по ___ €. Разликата от ___ € на дете предлагам да остане в касата за ___ / да върна до ___ дата. Бележките и фактурата са в касата, при въпроси ги показвам.“ Четири изречения, изпратени навреме, спестяват четири разговора на следващата родителска среща.

Ако водиш повече от една екскурзия в годината

Записвай ги като отделни разходи с ясни заглавия и дати, не като едно перо „екскурзии“. В края на годината ще ти трябва разбивка, а не сбор — виж Годишен отчет на класната каса. Ако всеки път пътува различна част от класа, изборът на участници при всеки разход е единственото, което държи балансите верни. Ако се колебаеш между тетрадка, таблица и приложение, сравнението е тук.