Помощ → Вноски и разходи

Вноски и разходи

В касата има само две движения. Вноската внася пари от родител, разходът ги изважда за нещо общо. Всичко останало — балансът на детето, наличността на касата, очакваната вноска — се смята от тях и не се въвежда на ръка.

Тази страница описва ежедневната работа: как се записва вноска, какво става със заявката на родителя, как се дели разход между децата и къде двете се срещат.

Вноската минава през две ръце

Родителят я заявява, касиерът я потвърждава. Така записът в касата отразява реално получени пари, а не намерение. Заявката не е плащане: докато чака, не влиза в никаква сметка.

Вторият път е по-кратък. Когато родителят даде парите на ръка, касиерът записва вноската направо, без заявка. Родителят получава известие „Въведена е вноска“ и я вижда в списъка като всяка друга.

Какво въвежда родителят

„Вноска“ в долното меню отваря формата празна: сума (има и готови суми с едно докосване), начин на плащане и бележка по желание. Ако имаш повече от едно дете, вноската тръгва за детето от активния профил; смяната е от надписа с името в горния край на формата.

Данните за плащане стоят зад бутона „i“ до сумата, когато избраният начин има въведени такива, а пълният им списък е в „Клас“ (или „Група“, според вида на касата) → „Инструкции“. Докато заявката чака, можеш да я отвориш, да я редактираш или да я оттеглиш.

Бележката е кратка по дизайн: до 30 знака с Free и до 250 с Premium. Тя е за уточнение („преведени в събота, от сметката на баща му“), не за разговор.

Какво прави касиерът със заявката

Касиерът получава известие „Нова заявка за вноска“ и решава, когато види парите: „Потвърди“ (✓) я записва, „Откажи“ (✕) — не. При отказ основанието е задължително; родителят го получава като известие и го вижда в детайла на вноската. Отказът никога не е мълчалив.

Когато касиерът записва директно

Формата на касиера е същата плюс три неща: дата на вноската (по подразбиране днешната — полезна, когато записваш нещо отпреди седмица), превключвател „Вноска ⇄ Връщане“ и „Няколко деца“. С „Няколко деца“ отбелязваш няколко имена наведнъж и на всяко се записва еднаква вноска с еднаква бележка.

Сгрешено дете се поправя с редакция на вноската — родителите и на двете деца получават известие. Сгрешена вноска се анулира от самата вноска („Анулирай вноската“): остава в списъка със задраскана сума и спира да се брои в баланса.

Начините на плащане и какво носи всеки

Начините ги описва касиерът веднъж, от „Каса“ → „Начини на плащане“. Видовете са четири и всеки носи различни данни:

• В брой — няма собствено име и няма данни, само забележка;
• Revolut — Revtag, титуляр и телефон;
• Банкова сметка — титуляр, IBAN и BIC; името е твое, до 15 знака;
• Друго — име и забележка, за начин извън горните три.

„В брой“ и Revolut са най-много по един на каса; банкови сметки и „Друго“ може да имаш повече от една. Изборът се пази: следващия път формата тръгва от последния начин, ползван за това дете.

Статуси на вноската

• Чака одобрение — заявена от родител, още непотвърдена; не влиза в баланса;
• Записана — потвърдена или въведена от касиера; влиза в баланса;
• Отказана — касиерът я е отказал, с основание в детайла;
• Оттеглена — родителят я е прибрал, преди да бъде разгледана; в списъка изглежда като отказана, а точното ѝ състояние се вижда при отваряне на вноската;
• Анулирана — записана вноска, обезсилена по-късно от касиера;
• Връщане — пари от касата към родителя.

Отказаната, оттеглената и анулираната остават на мястото си в списъка, със задраскана сума. Нищо не изчезва.

Връщането е вноска с обратен знак

Сумата излиза от касата и намалява баланса на детето. Прави го само касиерът — при надплащане, при отменен разход или когато годината свършва с остатък. В списъка стои като отделен ред с минус пред сумата, а в отчета излиза като отделен вид движение.

Разходът: статус, участници, сума

Разходът се създава от касиера с „Разход“ в долното меню. Задължителни са заглавието и поне едно участващо дете. Сумата е задължителна само при статус „Платен“ — обявяваш разход и без да знаеш колко ще струва.

• Чернова — вижда я само касиерът, докато я подготвя;
• Предстоящ — обявен предварително; сумата може да е ориентировъчна или още никаква;
• Платен — парите са излезли от касата;
• Анулиран — отменен разход; остава в историята, но не се брои никъде.

Платен разход може да се върне в „Предстоящ“, ако се окаже, че плащането не е станало. Участниците получават известие, щом разходът излезе от чернова — при обявяването му като предстоящ или платен — и после, когато платеният разход бъде анулиран или когато сумата или участниците му се променят. Връщането в „Предстоящ“ и промените по необявен разход минават без известие.

Поравно, на дете или индивидуално

По подразбиране в разхода участват всички деца. Касиерът може да избере само част от тях — например само пътуващите на екскурзията.

Сумата се въвежда по един от два начина:

• Обща сума — въвеждаш платеното и то се дели между участниците: 120 € между 20 деца правят по 6 € на дете;
• На дете — въвеждаш сумата за един участник и общото се смята: 12 € на дете при 8 участници правят 96 € общо.

„Индивидуални корекции“ разгъва списък с участниците, в който сменяш сумата за отделно дете. Тогава общото е сборът от редовете: при 5 деца по 20 € и една корекция на 10 € общото става 90 €, а не 100 €. Това е механизмът за близнаци и за уговорка едно дете да участва с по-малко — уговорката се вижда като сума, не като обяснение.

Категории, документи и бележка

Категорията подрежда разходите по вид и се вижда в отчетите. Категориите ги създава касиерът и са Premium удобство: без Premium разходът се записва без категория, което не му пречи да влезе в сметките.

Документите — снимка, PDF или касова бележка — също са Premium и се прикачват от касиера, до три на разход. Веднъж качени, остават видими в детайла на разхода за родителите, чиито деца участват в него.

Бележката на разхода е свободен текст до 250 знака — еднакво с Free и с Premium. В нея отива контекстът, който след половин година никой няма да помни — например защо сумата се е разминала с обявената.

Какво вижда родителят при разход

В детайла на разхода родителят вижда дела на своето дете като основна сума, под нея общата сума на разхода и броя участници. Най-отдолу е картата „Разпределение“ — по един ред за всяко участващо дете със сумата му. Така при индивидуални суми се вижда не само своята, а и чуждите. Имената на участващите деца се виждат както са записани.

Как двете се събират в едно число

Балансът на детето е начална наличност плюс записаните вноски, минус неговия дял от платените разходи. Предстоящите разходи не го пипат — те са план, не плащане.

Пример: Иван е внесъл 40 €, а делът му от платените разходи е 28 €. Балансът му е 12 €. Отрицателен баланс значи само, че делът от платеното е изпреварил внесеното; изравнява се със следващата вноска.

Наличността на касата („Общо в касата“) е сборът от балансите на всички деца. Тя е и проверката: толкова пари трябва да има в плика и по сметката.

Очаквана вноска

Очакваната вноска е предстоящите разходи на детето минус баланса му, но не по-малко от нула. Смята се сама и не се въвежда.

За Иван от примера: предстои екскурзия с дял 30 €, балансът му е 12 €, значи очакваната вноска е 18 €. Ако балансът му беше 35 €, очакваната вноска е нула — предстоящото е покрито и няма какво да се иска.

Родителят вижда числото на началния екран. Тапне ли картата „Имаш очаквана вноска“ (или известието), формата за нова вноска се отваря с предложена сума — очакваното, закръглено нагоре до цели 10 €: при очаквана вноска 18 € формата предлага 20 €. Сумата се сменя на място. Касиерът вижда числото в колоната „Дължи“ на таблото си, за всички деца наведнъж. С Premium може и да изпрати за него известие „Очаквана вноска“ — само на родителите, при които има такава.

Какво остава видимо

Записите не се трият. Анулираната вноска и анулираният разход остават в списъците със задраскана сума, а отказаната заявка — с основанието на касиера. Промените по платен разход и по вноска стигат до засегнатите родители като известие.

Ако търсиш нещо конкретно в дълъг списък, филтрите са Premium: разходите се филтрират по категория и статус, вноските — по дете. Пълният списък остава видим и без тях.