Помощ → Ръководства

Смяна на касиера — как се предава касата

Таня Калчева · публикувано на 28 август 2026 · обновено на 21 септември 2026

Рано или късно касиерът се сменя: детето завършва, човекът се измества, мандатът свършва. Това е най-крехкият момент в живота на една каса — при лошо предаване историята се губи и новият касиер започва от число, на което трябва да се вярва „на честна дума“. Няколко месеца по-късно, когато някой родител попита защо балансът на детето му е такъв, отговор няма да има.

Предаването не е разговор, а процедура. Отнема около час, ако касата е водена редовно, и един следобед, ако не е. По-долу е редът, по който се прави — независимо дали касата е в тетрадка, в таблица или в приложение.

Уговори смяната предварително, не в последния момент

Най-лошият вариант е касиерът да обяви, че се отказва, в деня, в който предава. Тогава новият човек се намира набързо, приема числа, които не е проверил, и поема и чуждите неуредени неща. Затова:

Обяви смяната поне две седмици предварително, най-добре на родителска среща.
Избери момент, в който касата е „спокойна“ — след платена екскурзия, не в средата на събирането за нея.
Краят на срок или на учебна година е естествена граница: числата са затворени веднъж и не се налага да се дели период на две.
Ако смяната е спешна (болест, преместване), поне направи сверката с двама души — старият касиер и новият, в един и същи ден.

Какво точно се предава

Предава се не купчина пари, а пет неща. Ако някое от тях липсва, предаването не е завършено.

Наличността — колко пари има в касата в момента на предаването: в брой, по сметка, по електронен портфейл. Всяко място се брои отделно.
Балансите по деца — кой е внесъл колко, кой изостава, кой е надплатил. Сборът от балансите трябва да е равен на наличността. В Kasata това е по дефиниция така — наличността е точно сборът от балансите на децата; там проверката е друга: сверяваш наличността от екрана с реалните пари в плика и по сметката.
Историята — движенията, довели до тези числа. Без нея балансите са просто твърдения.
Документите — бележки и фактури по разходите, поне за по-големите суми.
Уговорките — очаквана вноска, правила за деление на разходите, планирани разходи, кой има отстъпка или разсрочване, кои пари са „заделени“ за нещо конкретно.

Петото се губи най-лесно. Ако класът е решил „екскурзиите се делят само между участниците, а за подаръци на учители се дава поравно“, това решение трябва да стигне до новия касиер в писмен вид, а не да се преоткрива при първия спор.

Стъпка 1: старият касиер затваря периода си

Преди да предаде каквото и да било, старият касиер приключва собствените си отворени неща. Нищо висящо не се предава нататък.

Потвърди или откажи всички чакащи вноски. Заявка, която стои от три седмици, е проблем на този, който я е оставил, не на следващия.
Приключи разходите. Планираното, което няма да се случи, се анулира. Платеното се отбелязва с окончателната сума, а не с прогнозната.
Запиши дребните пари от джоба. Ако си платил 8 € за материали от свои пари и не си си ги върнал, запиши го сега. След предаването никой няма да знае за тях.
Събери липсващите бележки. Снимай това, което още е у теб. Прикачването на документи в Kasata е част от Premium (и е до 3 документа на разход); с безплатния план пази бележките извън приложението и ги предай на новия касиер.
Изнеси отчет в деня на предаването. Той е документът, върху който се прави сверката.

Стъпка 2: сверяване на парите

Старият и новият касиер сядат заедно и правят едно сравнение: реалните пари срещу записаната наличност. Банковото извлечение и съдържанието на плика се броят на място.

Ако има разлика, тя се намира сега, не по-късно. Най-често е едно от трите: незаписан дребен разход, вноска, дадена на ръка и забравена, или разход, платен от личните пари на касиера. Разликата не се „изравнява“ с корекция без обяснение — намира се движението, което липсва, и се записва то. Ако наистина не се намери, запиши я открито като „липсваща разлика: X €“ и я обяви. Прозрачната неяснота е по-безопасна от мълчаливото закръгляне.

Практично правило: предавай касата в затворено състояние — без несверени движения. Ако наличността е 143,60 € и всички баланси са проверени, това е добра отправна точка. Не предавай каса в средата на несверена екскурзия.

Списък за предаване — за стария касиер

Всички чакащи вноски са потвърдени или отказани с основание.
Всички разходи са с окончателни суми, участници и дати.
Личните пари, вложени в касата, са възстановени или записани.
Наличността е сверена с реалните пари и с извлечението по сметката.
Сборът от балансите на децата е равен на наличността. (В Kasata това е по дефиниция вярно — там сверяваш наличността от екрана с реалните пари.)
Документите (бележки, фактури) са прикачени или предадени. С безплатния план прикачването в приложението не е налично — бележките се предават отделно.
Отчетът е изнесен в деня на предаването и изпратен на новия касиер и на родителите.
Писмено са описани уговорките: очаквана вноска, правила за деление, заделени суми, планирани разходи.
Парите в брой са предадени срещу потвърждение (съобщение в чата стига).

Списък за приемане — за новия касиер

Приемането не е учтивост, а проверка. Не е обида да се провери — обида е след година да се окаже, че нещо не е било вярно и никой не е гледал.

Преброй парите в брой сам, в присъствието на стария касиер.
Виж извлечението по сметката, ако част от парите са там.
Сравни сбора от балансите на децата с наличността — двете числа трябва да съвпадат. В Kasata те съвпадат винаги, затова там сравни наличността от екрана с парите, които току-що си преброил.
Прегледай последните 10–15 движения: дати, суми, за какво.
Провери кои разходи са предстоящи и с какви суми — това поемаш заедно с парите.
Попитай кои семейства са в разсрочване или са помолили за отсрочка. Този списък е поверителен и не отива в групата.
Попитай къде са документите за големите разходи.
Запиши си уговорките на класа и ги потвърди с едно съобщение в групата.

Как става прехвърлянето в Kasata

В приложението касата не се преписва — сменя се човекът, който я води, а всичко останало си остава на място.

Старият касиер отваря „Каса“ → „Прехвърляне на касата“ и въвежда имейла на новия касиер.
Получава еднократен линк, който важи 7 дни, и го изпраща лично на новия касиер.
Докато линкът не е приет, нищо не се променя — старият остава касиер. Прехвърлянето може да се отмени от същия екран и линкът спира да важи. Издаването на нов линк обезсилва предишния.
Новият касиер отваря линка, влиза в Kasata и потвърждава. От този момент касиерските права са негови.

Касата преминава с цялата си история — движения, документи, баланси, начини на плащане, инструкции към родителите. Родителите получават известие, че има нов касиер, и продължават да виждат същата каса със същите числа; нищо не се преписва на ръка и нищо не се взима на доверие.

Две неща заслужават внимание. Първо: линкът е ключът. Който го отвори и потвърди, поема касата — затова се изпраща лично на новия касиер, а не в общия чат на класа. Второ: след потвърждението старият касиер губи касиерския достъп. Той вече не вижда балансите на всички деца и чакащите заявки; ако е родител на дете в същия клас, остава в касата като обикновен родител.

Ако старият касиер иска и да си изтрие акаунта, редът е същият: първо се прехвърля касата, чак после се изтрива акаунтът. Класът не бива да се изтрива, за да „започне наново“ новият касиер — изтриването е необратимо и отнема историята на всички.

Отчетът, с който се затваря мандатът

Един кратък отчет затваря периода на стария касиер и защитава и двамата. В Kasata се изнася от „Каса“ → „Отчети“ и съдържа обобщение, балансите по деца, активните вноски и предстоящите и платените разходи. Експортът няма избор на период — отчетът е цялата история към момента, в който го изнасяш, и носи датата на изнасяне. Тегленето като PDF или Excel е част от Premium; с безплатния план същите данни се копират като текст или CSV и се поставят в съобщение или таблица.

Съобщението до родителите може да е три изречения: „От 1 октомври касата се води от Мария (майка на Петър). Към 30 септември наличността е 212,40 €, всички вноски до тази дата са отразени. Отчетът на касата е прикачен — ако виждате разлика при своето дете, пишете ми до края на седмицата.“ Срокът в последното изречение върши повече работа от целия отчет: след него нямаш отворен спор — който не се е обадил до срока, на практика приема числата.

Какво прави новият касиер през първата седмица

Представя се в групата и казва как се плаща при него — ако сменя начина на плащане, това е моментът, не след месец.
Проверява данните за плащане в касата: телефон, сметка, име на получателя. Старите данни водят парите при стария касиер.
Не сменя правилата веднага. Завършва започнатото по правилата, по които е започнало, и предлага промени от следващия период.
Записва всичко в деня на получаване. Новият касиер няма натрупан контекст и паметта му няма да покрие пропуските.

Ако касата досега е била на хартия

Смяната на касиера е най-удобният момент за преминаване от тетрадка към приложение — новият човек и без това започва наново, а прехвърлянето на числата става веднъж.

Новият касиер създава класа в Kasata и въвежда децата с текущите им баланси като начални наличности. Те влизат в движенията като вноски „Начална наличност“ за всяко дете и се редактират като всяка друга вноска; дете, което дължи, се въвежда със сума с минус. Сборът на началните наличности трябва да е точно наличността от сверката — ако не е, значи сверката не е приключила.

Старата тетрадка не се изхвърля. Тя е доказателството за периода преди приложението и се пази поне до края на учебната година.

Чести грешки при смяна

Мълчалива смяна. Ако родителите разберат случайно, следващите вноски отиват на грешния човек.
Линк, изпратен на човек без акаунт. Приемането става само от влязъл в Kasata профил. Ако новият касиер отлага регистрацията, линкът изтича след 7 дни и се издава наново.
Изтриване на акаунта преди прехвърлянето. Докато си касиер на активна каса, изтриването се отказва — редът е първо прехвърляне, после изтриване.

Още по темата: Годишен отчет на класната каса — отчетът при предаване се прави по същия начин. А ако тепърва решаваш как да водиш касата: Тетрадка, таблица или приложение и Ръководство за касиера.