Помощ → Наръчник на касиера

Наръчник на касиера

Касиерът е родителят, който води парите на класа. Тази страница минава целия път: от създаването на касата до отчета и предаването ѝ.

Kasata работи на телефона (Android и iPhone) и в браузъра на app.kasata.eu — без инсталация. Профилът е един и същ навсякъде.

Влизането не иска парола

Влизаш с имейл, Google или Apple. При имейл получаваш еднократен код, който важи 10 минути — няма парола, която да помниш. Ако кодът не идва, провери папка „Спам“.

При първото отваряне приложението пита как искаш да започнеш — касиерът избира „Създавам нов клас/група“. Създаването е в три стъпки и минава наведнъж, ако имаш списъка с децата подръка.

Стъпка 1: как се казва касата

Въвеждаш своето име и избираш вид на касата — училище, детска градина или друго. Видът сменя само думите в приложението („клас“ ↔ „група“); функционалността е една и съща.

После идват мястото (например „Гео Милев“), името на класа или групата (например „3А“) и годината. Годината е попълнена предварително във вида „26/27“ и се сменя през август — клас, създаден през февруари, още е в предишната учебна година.

Телефонът е по избор. Ако го въведеш, го виждат само родителите в този клас, за да се свържат с теб.

Стъпка 2: децата и началните наличности

Добавяш децата едно по едно с бутона плюс или поставяш наведнъж цял списък — копиран от Excel, Google Sheets, имейл или чат. Всяко име на нов ред или разделено със запетая; полето за поставяне няма ограничение за дължина, а едно име е до 120 знака.

При поставяне излишни символи и интервали се чистят. Номерата пред имената остават в името, но се махат с бутона „Премахни номерата от имената“, а ако си сгрешил, имаш 10 секунди да отмениш. Повтарящи се имена не се допускат — стават червени и не пускат напред, докато не ги разграничиш. Тап върху име в списъка го поправя.

До всяко дете въвеждаш началната му наличност — парите, които вече са внесени и които пренасяш от тетрадката или от миналата година. „Попълни за всички“ задава една и съща сума на целия списък, а отдолу стои сборът „Общо в касата“. Начален дълг се въвежда с минус. Накрая потвърждаваш с отметка, че наличностите са верни.

Положителните начални наличности влизат в движенията като вноски и се редактират или анулират като всяка друга вноска. Начален дълг — сума с минус — не е движение и стои само в баланса на детето.

Стъпка 3: поканите за родителите

Тук избираш между два начина, които работят различно.

Общ код. Един код и един линк за целия клас. Копираш линка или го споделяш направо в родителската група. Родителят го отваря, влиза със своя имейл и избира детето си от списъка — може и повече от едно дете наведнъж.

Индивидуални кодове. По един код за всяко дете. Копираш реда на детето и изпращаш поканата лично на неговия родител. Кодът е обвързан с точно това дете и важи за едно присъединяване.

След „Завърши“ виждаш „Касата е създадена“. Когато родител се присъедини, получаваш известие.

Кога да изискваш телефон

При общия код има превключвател „Изисквай телефон при присъединяване“. Включиш ли го, въвеждаш телефон за всяко дете и родителят влиза с кода и със своя номер — списъкът с децата изобщо не му се показва. Това е допълнителната проверка, че родителят е стигнал до правилното дете.

Изискването няма междинно положение: или имаш телефоните на всички деца, или никакви. Ако не знаеш някой номер, избери индивидуални кодове — там проверката е в самия код. Всяка смяна на изискването издава нов код, а старият спира да важи.

Общият код не изтича сам. Спира да важи, когато издадеш нов от „Каса“ → „Покана за класа“ → „Издай нов код“.

Дете или родител, добавен по-късно

Ново дете се добавя от екрана с децата с бутона „Добави дете“ — име и начална наличност. Поканата за него правиш от неговия детайл с „Създай нова покана“.

Към едно дете може да са свързани няколко акаунта — майка, баща, баба. В детайла на детето виждаш кои акаунти са свързани и кои покани още чакат приемане, и оттам издаваш нова покана за втория родител.

Родител с деца в различни класове приема отделна покана за всяко и после превключва между касите от профила, без нов вход.

Начини на плащане, инструкции, контакти

В „Каса“ → „Начини на плащане“ описваш как приемаш пари: в брой, Revolut, банков превод или друго. Към всеки начин въвеждаш данните, които родителят трябва да види — при Revolut например Revtag, при превод получател и IBAN.

„Инструкции“ е свободният текст към родителите — с безплатния план до 254 знака, с Premium до 4000. Родителят вижда данните за плащане при нова вноска, зад бутона „i“ до сумата, и в „Клас“ → „Инструкции“. В „Контакти“ добавяш учители, директор и други телефони, които са видими за родителите.

Ежедневието: заявка, потвърждение, отказ

Родителят заявява вноската си от приложението. Докато чака одобрение, тя не влиза в никакъв баланс. Ти я потвърждаваш с ✓ или отказваш с ✕ направо от началния екран или от известието. При отказ задължително въвеждаш основание и родителят го вижда в детайла на вноската.

Пари, дадени на ръка, не изискват заявка. Записваш вноската сам: сума, дете, начин на плащане, дата и бележка по желание. Записва се директно, без одобрение, а родителят получава известие. Ако си събрал от няколко семейства наведнъж, включи „Няколко деца“ в избора на дете — сумата и бележката са едни и същи за всички отбелязани.

Сгрешена вноска се анулира от детайла ѝ: остава в движенията като анулирана и не се брои в баланса. Записана на грешното дете — „Редактирай“ и смени детето; това важи за вноските, които си записал сам, а вноска, дошла от заявка на родител, се анулира и се записва наново. Родителите и на двете деца получават известие. За пари, които връщаш на родител, има отделно „Връщане“.

Разходите и как се делят

Разходът има заглавие, участници и сума. „Обща сума“ се разпределя поравно между избраните участници, „На дете“ е сумата за един участник, а „Индивидуални корекции“ дава различна сума на отделно дете.

Пример: помагала за 96 € в клас от 24 деца излизат по 4 € на дете. Екскурзия за 480 €, на която отиват 20 от тях, не се дели на всички: избираш само участниците и всеки от тях носи по 24 €.

Разходът може да бъде обявен като предстоящ, преди да е платен — и без сума, ако още не я знаеш. Когато платиш, го маркираш като платен и въвеждаш окончателната сума. Категориите на разходите и прикачването на бележка или фактура са част от Premium.

Очакваната вноска се смята сама

Не задаваш „по колко да внесе всеки“. Очакваната вноска на дете е предстоящите му разходи минус баланса му и никога не слиза под нула. Балансът е началната наличност плюс одобрените вноски минус дела на детето от платените разходи.

При екскурзия от 24 € на участник дете с баланс 6 € дължи 18 €, а дете, което е на минус 4 €, дължи 28 €. Числото се променя, щом обявиш нов предстоящ разход или щом потвърдиш вноска. Маркирането на разход като платен не го мести — делът просто минава от „предстои“ в баланса.

На началния си екран виждаш сбора „Очаквани вноски“ и „Предстоящи разходи“. Тап върху „Очаквани вноски“ отваря таблица по деца — баланс, предстоящи разходи и колко дължи всяко. Родителят вижда своето число на своя екран. Тапне ли картата „Имаш очаквана вноска“, формата се отваря с предложена сума — очакваната вноска, закръглена нагоре до цели 10 €. Отворена от бутона „Нова вноска“, формата започва от нула. Напомнянето, изпратено от приложението, е Premium.

Кой какво вижда

Всеки родител вижда общата наличност, разходите с участието на детето си — заедно с разпределението по имена и суми — вноските на своето дете и прикачените към тези разходи документи. Балансите на другите деца, чакащите заявки на целия клас и контактите на родителите вижда само касиерът — публичен списък с длъжници няма.

Записи не се трият: анулираното остава видимо, а промените стоят в историята. Децата не ползват приложението — те присъстват само като имена в касата. Прозрачността не зависи от Premium. Подробно: Прозрачност и роли.

Отчетът

„Каса“ → „Отчети“ показва четири числа: наличност, общо внесено, общо платено и очаквани вноски. Оттам изтегляш отчета като PDF или Excel — с обобщението, балансите по деца, активните вноски и предстоящите и платените разходи. Файловете са част от Premium; без него данните се копират като CSV или текст.

Предаване на касата

Когато мандатът ти свърши, отваряш „Каса“ → „Прехвърляне на касата“ и въвеждаш имейла на новия касиер. Получаваш еднократен линк, който важи 7 дни и го изпращаш на него. Оставаш касиер, докато той не потвърди; след това губиш касиерския достъп, а родителите получават известие. Докато не е потвърдено, линкът може да се отмени. Подробно: Смяна на касиера.

Има и „Изтрий класа“ — необратимо действие, потвърдено с 6-цифрен код от екрана. Ако искаш да запазиш историята, първо изтегли отчета.

Какво е безплатно и какво е Premium

Касата, вноските, разходите, известията и пълната прозрачност са безплатни. Premium добавя удобства. Сред тях: прикачване на документи, категории и филтри, PDF и Excel отчети, PDF справка за дете, запазени групи деца за бърз избор на участници, напомняния за очаквана вноска, по-дълги бележки и инструкции, прякор на детето и без реклами. Новият акаунт получава включен Premium за първите 3 месеца, без карта и без абонамент. Подробно: Premium.